Actuellement, on constate que même avec l’évolution de la technologie, les tâches des ressources humaines dans presque toutes les grandes entreprises sont plus lourdes qu’on le pensait. En effet, ils se sont familiarisés avec les paperasses et ont quasiment oublié l’existence de l’outil informatique. Leur tâche consiste à trier, à classer et à traiter les divers documents administratifs d’une entreprise ainsi que ceux des employés. Pourtant, la gestion des ressources humaines demande énormément d’effort et de volonté, sans oublier l’utilisation des papiers, des tonnes de papiers. Afin de leur donner un coup de pouce, pour faciliter leur tâche au quotidien, un outil de gestion des ressources humaines est actuellement disponible, à l’instar de MypeopleDoc. Mais comment utiliser cet outil, quelles sont les différences entre l’utilisation d’une boite mail et ce dernier ? Tour d’horizon.
Différence entre l’utilisation d’une boite de messagerie classique et MypeopleDoc
De prime abord, le fonctionnement de MypeopleDoc possède une similitude avec une boite de messagerie, néanmoins cet outil en ligne est plus sécurisé et plus précis qu’une boite mail. Si vous n’avez pas encore compris les détails du fonctionnement de cet outil informatique, vous vous demandez certainement pourquoi ne pas utiliser les boites mails classiques au lieu de cette plateforme. En effet, il y a une grande différence entre les deux. Premièrement, cette plateforme de gestion de ressources humaines vous donne la possibilité d’avoir accès à tous les documents dont vous avez besoin sans vous déplacer. Tout est numérisé, archivé et classifié dans un même endroit. De plus, par rapport à un courriel habituel, cet outil permet à son utilisateur de recevoir et d’envoyer des fichiers tout en conservant l’intégrité des documents. Par ailleurs, l’outil envoi et conserve l’identité de l’expéditeur, ce qui confirme la légitimité des fichiers envoyés et reçus via cet outil de gestion de ressources humaines. Aussi, toutes les données personnelles seront sécurisées numériquement. Quant à l’envoi et la réception d’un fichier via une boite de messagerie classique, la véracité des documents ne sera pas garantie d’un point de vue légal.
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Activation et création de compte : Tutoriel pour une utilisation ludique
L’utilisation d’un coffre-fort numérique ressemble à tous les outils de stockage numérique disponible actuellement. Si vous n’avez pas encore l’application MypeopleDoc, vous devez le télécharger soit via Google Playstore, soit via Appstore. Si vous utilisez votre ordinateur portable, il suffit de le télécharger directement. Une fois téléchargé, vous aurez accès à la plateforme d’archivage numérique et de digitalisation des gestions de ressources humaines. Répétez les gestes suivants :
- Inscrivez-vous : Si vous êtes déjà inscrit, entrez vos logins personnels ;
- Sélectionnez “Demandez une invitation” ;
- Remplissez le formulaire d’adhésion en fournissant vos coordonnées exactes et appuyez sur “Confirmer”.
En ce qui concerne l’activation du coffre-fort, l’utilisateur doit tout d’abord envoyer une demande à l’employeur pour l’envoi du code et la transmission des identifiants de connexion. Une fois le compte activé, l’utilisateur peut désormais stocker, envoyer, recevoir tous les documents nécessaires pour la gestion des ressources humaines.
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